Tiendas online: Trámites y obligaciones

Las obligaciones legales que afectan a las empresas que no están en Internet, también se aplican a las empresas que creen una página web o vayan a disponer de una tienda online.

Cuando queremos abrir nuestra tienda al público debemos realizar una serie de trámites legales y que nuestra página cumpla una serie de obligaciones o directrices que deben estar visibles.

 

Alta en la Agencia Española  de Protección de Datos:
Obligaciones en materia de Protección de Datos de Carácter Personal:
Cuando en nuestra página web recojamos datos personales, ya sea de clientes, usuarios, potenciales clientes, etc.,  se debe proceder a notificar todos estos ficheros que contienen datos personales a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), obligación que debe realizarse previamente al inicio de las tareas de tratamiento de los datos. Más información en:  www.adaptacionalalopd.es

 

Cuando en la página web se utiliza un formulario para recabar datos personales de los usuarios o clientes, o bien para permitir la suscripción a un boletín o comunidad, es obligatorio incluir un aviso legal en materia de protección de datos, cuyo contenido debe informar de lo siguiente (Artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal):

 

  • de la existencia de un fichero o tratamiento de datos;
  • de la finalidad de su recogida y de los destinatarios de la información;
  • del carácter obligatorio o facultativo de la respuesta a las preguntas que se plantean;
  • de las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos;
  • de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación;
  • de la identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos.

 

Para cumplir con esta obligación, es necesario situar un aviso legal específico bien visible justo debajo del formulario, o bien insertar un enlace permanentemente visible en la Web a nuestra política de privacidad.

 

Un posible ejemplo sería:

 

En virtud de lo dispuesto en la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que mediante la cumplimentación del presente formulario sus datos personales quedarán incorporados y serán tratados en los ficheros titularidad de (nombre de la Compañía), con el fin de (indicar la finalidad de la recogida de datos), así como para mantenerle informado, incluso  por medios electrónicos, sobre cuestiones relativas a la actividad  de la Compañía y sus servicios. Usted puede ejercer, en cualquier momento, los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos de carácter personal mediante correo electrónico dirigido a (indicar e-mail) o bien mediante un escrito dirigido a (indicar dirección postal), acompañando siempre  una fotocopia de su D.N.I.

 

Deber de secreto:
El que una persona nos haya facilitado sus datos de carácter personal nos obliga a mantener la confidencialidad de los mismos y a no revelarlos a ninguna otra entidad salvo que le hayamos informado que vamos a ceder sus datos y hayamos obtenido su consentimiento. Esta obligación de custodia y secreto subsiste incluso una vez haya podido finalizar la relación con la persona.

 

Especial Atención de los derechos:

Las personas que nos hayan facilitado sus datos tienen derecho a poder conocer qué datos tenemos de ellos y para qué, a solicitar que los cambiemos o cancelemos así como a oponerse  al tratamiento que realizamos con sus datos. Son los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Hay que responder siempre a la solicitud que realicen informando sobre cual es el resultado de la misma.  El plazo de tiempo en el que hay que hacerlo es de 10 días.
Contrato de tratamiento de datos.
Cuando la página web en la que recojamos datos personales esté alojada en los servidores de otra empresa, un informático que no es de nuestra empresa haga el mantenimiento de la página web o una empresa vaya a prestarnos un servicio de tratamiento de datos y en consecuencia va ya a tener acceso a la información que hay en nuestra base de datos, por ejemplo, para normalizar la base de datos, será necesario firmar un contrato de tratamiento de datos.  Si el contenido del mensaje versa sobre ofertas o concursos promocionales, como descuentos, premios y regalos, deberán incluirse de forma clara las condiciones de acceso o participación, o bien indicar donde éstas pueden consultarse.

 

Información obligatoria que ha de ofrecer  la tienda online:
En un lugar permanentemente accesible de la página Web, debe aparecer la información relativa al titular de la misma. Esta obligación consta en el artículo 10 de la LSSICE.

 

Ejemplo genérico de texto para cumplir con esta obligación: En cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, se indican los datos de información general de (indicar página Web):
Titular: (nombre y apellidos o denominación social)
C.I.F.: (número)
Dirección: (indicar dirección postal)
Contacto: (indicar e-mail)
Tel.: (número)
Fax.: (número)
Datos registrales: (en su caso, indicar)